راهنمای خرید دستگاه کپی برای آندسته از کاربرانی به نگارش درآمده است که قصد خرید یکی از دستگاه های کپی موجود در بازار را دارند اما به دلیل عدم آگاهی از ویژگی های فنی و عمومی این دستگاه، هنوز به نتیجه قطعی نرسیده اند. آگاهی از اطلاعات محصول پیش از اقدام به خرید آن، به ویژه در ارتباط با تجهیزات چاپ، از آن روی مهم است که خریدار هزینه بسیاری را برای تهیه و خرید این محصولات متحمل می شود.
بعلاوه خرید دستگاه کپی غالباً توسط افرادی صورت می گیرد که به نوعی در حوزه چاپ و فعالیت های مرتبط با آن مشغول هستند و اشتباه در انتخاب نوع دستگاه و قابلیت های آن ضررهای جبران ناپذیری را در پی خواهد اشت. در هر حال راهنمای خرید  دستگاه کپی به شما کمک می کند . تمامی عوامل و پارامترهای اساسی جهت داشتن یک انتخاب مناسب و به صرفه را مدنظر قرار دهید . دستگاهی را برگزینید که نیازهای شما را به بهترین نحو مرتفع نماید.
خرید دستگاه کپی
پیش از آشنایی با نکات مهم در خرید دستگاه کپی ذکر این نکته ضروری به نظر می رسد که تمامی دستگاه‌های کپی شیوه‌ای همانند و یکسان را در عملکرد طی می‌کنند.اگرچه با واکاوی اجزاء یک دستگاه کپی ممکن است با قطعات ریز و درشت بسیاری روبرو شویم اما عملکرد اصلی دستگاه کپی تنها بر عهده چندین قطعه کلیدی است.این اجزاء عبارتند از:
درام(drum)، گیرنده نور(یا تسمه)، دسته‌ای از سیم‌ها،  لامپ و عدسی‌ها، تونر و Fuser.در هر حال توجه به برخی نکات پیش از اقدام به خرید سبب می گردد تا محصولی با کیفیت، مقرون بصرفه و البته کاربردی در اختیار کاربر قرار گیرد. نکات مهم در خرید دستگاه کپی عبارتند از:
تعداد برگ های کپی شده در هر ماه
یکی از نکات قابل توجه پیش از خرید دستگاه کپی توجه به تعداد برگ هایی است که در هر ماه کپی می شود. اگر شما کاربر دائمی این دستگاه ها باشید احتمالاً از تعداد برگهای کپی شده دستگاه خویش در هر ماه آگاه باشید. اگر قصد خرید دستگاه کپی ای نو و جدید را دارید جهت محاسبه استاندارد، میزان تکثیر فعلی را در ۱٫۲ ضرب نمایید.اگر آمار احتمالی چندان دقیق نباشد . بهتر است میزان تکثیر را در ۱٫۵ (یک و نیم) ضرب نمایید. با این کار می بایست به عددی برسید که توسط شرکت سازنده به عنوان عدد استاندارد جهت گرفتن کپی اعلام شده است.
حال اگر عدد منتج از این محاسبه برای مثال ۹۰۰۰ برگ باشد ولی عدد اعلام شده توسط شرکت سازنده ۶۰۰۰ برگ باشد مشخص می گردد که شما انتخاب مناسبی نداشته اید . این دستگاه با گذشت زمان، به سبب فشار بالای کار و استهلاک احتمالی قطعات دچار افت شدید در عملکرد خواهد شد.
توجه به قابلیت های دستگاه کپی
برخی دیگر از ویژگی هایی که ممکن است در دستگاه کپی وجود داشته باشند و کاربر می تواند پیش از تهیه و خرید دستگاه کپی به آنها توجه نماید عبارتند از:
• قابلیت اسکن چند کاغذ به طور اتوماتیک که بهADF) automatic document feeder) معروف است
• وجود سوراخ کن
• وجود منگنه زن
• وجود سُرتر (مرتب کننده کاغذ)
• توجه به بودجه
• توجه به مسئله پشتیبانی و خدمات پس از فروش دستگاه
• توجه به هزینه مواد مصرفی
امکان کپی گرفتن دو رو
اگر قابلیت تهیه کپی دو رو برای شما مهم است بهتر است در حین خرید دستگاه کپی به بودن این ویژگی در دستگاه توجه کنید. امکان گرفتن کپی دو رو با دستگاه تقریباً هزینه کاغذ مصرفی را به نصف می رساند و بسیار بهینه و بصرفه است. از سویی دیگر نقش بسزایی در حفظ محیط زیست دارد.
قابلیت بزرگ نمایی و کوچک نمایی تصویر و اسناد
اگر قابلیت بزرگ نمایی و کوچک نمایی اسناد و مدارک توسط دستگاه برای شما مهم است بهتر است پیش از خرید دستگاه کپی به بودن این قابلیت در دستگاه توجه نمایید. در اینصورت بررسی نمایید که دستگاه تا چه اندازه می تواند اسناد شما را کوچکتر یا بزرگتر نماید.
امنیت دستگاه کپی
این امکان در برخی از دستگاه های کپی وجود دارد که کاربر و رمز عبور وی را شناسایی نمایند تا اگر برای مثال کاربر ایکس از اتاق خویش دستور چاپ فرستاد، چیزی توسط دستگاه چاپ نشود تا کاربر ایکس با حضور در کنار دستگاه و وارد ساختن پسورد و نام کاربری اقدام به کپی نماید. این امکان نیز در برخی از دستگاه های کپی وجود دارد که اسناد را در حافظه خویش ذخیره سازند تا در موقعیت های بعدی نیازی به اسناد اصلی نباشد. در صورت نیاز به این وئیژگی پیش از خرید دستگاه کپی از آن مطمئن شوید.
زمان لازم برای شروع به کار دستگاه و گرفتن نخستین برگ کپی
این آیتم به ویژه برای کاربرانی مهم است که فاصله زیادی میان گرفتن هر برگ کپی آنها وجود دارد؛ به عبارت دیگر در طول روز کپی های تکی بسیاری توسط دستگاه می گیرند. در فاصله های زمانی ایجاد شده دستگاه را خاموش می کنند. در صورتی که شما نیز مصداق این وضعیت هستید بهتر است پیش از تهیه و خرید دستگاه کپی دستگاه به زمان لازم جهت راه اندازی دستگاه و گرفتن نخستین برگ کپی آن دقت نمایید.
توجه به میزان حجم کار
اگر تعداد برگ هایی را که قرار است در طول ماه کپی بگیرید زیاد بالا نباشد و تعدادی محدود را شامل گردد، می توانید برای این کار از پرینتر به جای کپی استفاده نمایید. پرینترها، قیمتی بصرفه تر از دستگاه های کپی دارند و برای گرفتن کپی های محدود، به اصطلاح کار راه انداز هستند.
برای مثال اگر حجم کپی های گرفته شده شما در هر ماه ۵۰۰ برگ یا کمتر است، پرینترهایی مناسبی برای این کار وجود دارند. لیکن اگر حجم کار بالا باشد مواد مصرفی پرینتر هزینه بالایی را به شما تحمیل خواهد کرد و بهترین راه تهیه کپی است. بنابراین پیش از خرید دستگاه کپی به این نکته توجه نمایید.
توجه به میزان حجم کار
اگر تعداد برگ هایی را که قرار است در طول ماه کپی بگیرید زیاد بالا نباشد و تعدادی محدود را شامل گردد، می توانید برای این کار از پرینتر به جای کپی استفاده نمایید. پرینترها، قیمتی بصرفه تر از دستگاه های کپی دارند و برای گرفتن کپی های محدود، به اصطلاح کار راه انداز هستند.
برای مثال اگر حجم کپی های گرفته شده شما در هر ماه ۵۰۰ برگ یا کمتر است، پرینترهایی مناسبی برای این کار وجود دارند. لیکن اگر حجم کار بالا باشد مواد مصرفی پرینتر هزینه بالایی را به شما تحمیل خواهد کرد و بهترین راه تهیه کپی است. بنابراین پیش از خرید دستگاه کپی به این نکته توجه نمایید.
چندکاره بودن دستگاه کپی
بیشتر دستگاه های فتوکپی جدید، کار اسکنر را نیز انجام میدهند و بعلاوه می توان به عنوان پرینتر هم از آنها استفاده کرد. برخی از دستگاه های کپی قابلیت اتصال به شبکه را نیز دارا هستند. این نکته را نیز در نظر داشته باشید که برخی از دستگاه های کپی تکرنگ (سیاه و سفید) امکان اسکن رنگی را دارند.
سرعت دستگاه کپی
سرعت تکثیر یکی دیگر از پارامترهایی است که در صورت نیاز می بایست پیش از تهیه دستگاه و خرید دستگاه کپی آن را مدنظر قرار داد. به عنوان یک راهنمای کلی، اگه تعداد تکثیر ماهانه ی شما حدود ۶۰۰۰ برگ باشد، سرعت تکثیر ۲۰ تا ۳۰ برگ در دقیقه، سرعت مناسبی هست. البته مثل همیشه سرعت همه چیز نیست و می بایست ویژگی های دیگر دستگاه نیز مدنظر قرار گیرد.
توجه به تعداد و حجم کاست
دستگاه های فتوکپی دارای بین یا کاست هایی هستند که کاغذهای مورد نیاز جهت استفاده دستگاه در درون آنها قرار داده می شود.حال در این میان توجه به دو نکته ضروری است یک آنکه شما به چند نوع کاست (کاغذ مورد استفاده در کاست) احتیاج دارید و دو آنکه ظرفیت هر کدام از این کاست ها چند برگ است.
برای مثال ممکن است شما به دنبال دستگاهی باشید که هر دو مخزن کاغذ A4 و A5 را داشته باشد و هر کدوم از آنها حداقل ۱۰۰۰ برگ ظرفیت داشته باشد. بنابراین پیش از تهیه و خرید دستگاه کپی بهتر است از وجود این امکانات در آن مطمئن گردید. البته در مواردی این امکان وجود دارد که مخازن کاغذ به طور جداگانه تهیه گردد و به دستگاه اضافه شود.